PROYECTO DE PLAN de COMUNICACIÓN EXTERNA PARA UN CENTRO EDUCATIVO

El presente proyecto de plan ha sido realizado como trabajo final del curso educación conectada en tiempos de red. Lo hemos elaborado Juan Antonio Béjar, Isabel Hernández, Paqui Hernández y Alfonso Mezquita. Es simplemente un ejemplo que puede servir de ayuda para entender los elementos básicos que debe contener un plan. Faltaría tal vez un análisis del contexto, mapa de públicos pero esto es suficiente para ponerse en marcha si tenemos en mente crear un Plan de Comunicación Externa para un centro. No hace falta ser ambiciosos al comienzo. Solo ponerse a hacerlo. ¡Ánimo!

message-580300_640

1. JUSTIFICACIÓN

La llegada de la web 2.0 y la mejora de los servicios que ésta ofrecía, especialmente orientados a establecer redes sociales, además del posterior auge de los teléfonos inteligentes, han provocado un cambio en la sociedad que, sin pretenderlo, ha llegado a los centros educativos.

Sin duda los primeros en reaccionar fueron las universidades, que ya llevan años trabajando en estos temas. Son las únicas con los recursos necesarios para abordar la situación con garantías, al menos en un primer momento en el que se requiere: personal formado, herramientas y también recursos. También son las únicas que compiten en un ámbito, podríamos decir, “mundial” y no local como los centros educativos.

Entonces se nos plantea aquí esta cuestión: ¿Por qué deben los centros educativos establecer un plan de comunicación externa con su entorno?

Sencillamente porque existe una necesidad de comunicación entre los llamados stakeholders (todas las personas o instituciones con necesidad, por el motivo que sea, de relacionarse con una organización [colegio, IES, etc.]). Esa necesidad de comunicación se acrecienta en el contexto actual en el que se está cambiando la forma de enseñar/aprender y la forma de entender la educación por parte de todos los actores implicados. Así la comunicación debe ser mediada y planificada en la medida en que van incrementándose el número de actores, su complejidad y el volumen de la organización es más grande, pues a mayor volumen más difícil es conocer/coordinar todas las “conversaciones” que se producen en/con ella y por tanto se pueden estar produciendo conversaciones erróneas, voluntaria o involuntariamente

2. OBJETIVOS

El objetivo fundamental debe ser mantener interconectados a todos los miembros de la comunidad educativa y enviar al entorno una determinada identidad digital o imagen de centro. Como consecuencia directa  debe promover la participación de todos los implicados, de una manera u otra, en el proceso educativo.  Por otro lado, es necesario centralizar en un mismo lugar todos los datos e información que se genera; de esta manera es mucho más cómodo el acceso a ella.

Este objetivo se puede concretar a través de cuatro acciones:

INFORMACIÓN

  • Información a toda la comunidad educativa: familias, alumnos, profesores
    • Sobre actividades, proyectos, convocatorias, plazos, etc
  • Información a personas ajenas a la Comunidad Educativa: futuros o anteriores alumnos y/o familias y/ o profesores
    • Resaltando las convocatorias, documentos, formularios, oficiales para la comunicación con el Centro
  • Información general del Centro; localización, datos de contacto, etc

COMUNICACIÓN

  • Estar en continua comunicación con el profesorado, las familias y los alumnos
  • Enviar información personalizada a cada miembro de la comunidad educativa de aquello que sea de su interés particular: por ejemplo informar del comportamiento del alumnado a las familias

IDENTIDAD

Crear una identidad de Centro que refuerce las relaciones y la cooperación entre los miembros de la comunidad educativa

  • Hacer partícipes, en la medida de lo posible, a todos los miembros de la Comunidad Educativa a la hora de diseñar las actividades de Centro, escolares o extraescolares
  • Hacer responsables a distintos miembros de la Comunidad Educativa del mantenimiento y actualización de los distintos canales informativos del Centro
  • Crear una imagen, logotipo, distintivo, slogan etc, que identifique al Centro, de forma que se cree esa identidad
  • Incentivar al alumnado para que hagan sus aportaciones a la hora de crear esa identidad
  • Proyectar la imagen del Centro y de su proyecto educativo
  • Por supuesto dotar al Centro de una Identidad Digital y un PLE

EDUCACIÓN /FORMACIÓN/APRENDIZAJE

  • Fomentar la formación del profesorado, los alumnos y las familias
  • Establecer contacto con los alumnos para enviar y recoger tareas, comunicar dudas, expresar opiniones, dentro del ámbito y la temática educativa, por asignaturas y globalmente
  • Contribuir al desarrollo integral del alumnado.

3. PÚBLICOS

  • Alumnos
  • Familias
  • Profesores
  • Ex alumnos
  • Entorno social
  • Entorno empresarial (Ciclos formativos)
  • AMPA
  • Otros Centros Educativos
  • Cualquier persona que quiera acercarse a conocer el Centro, su funcionamiento, actividades etc

silhouettes-639116_640

4. CANALES

La idea de este plan es abrir el centro a la comunidad y difundir toda la cantidad de información que genera.

La herramienta fundamental debe ser la web del centro. Esta debe ser un escaparate de toda la actividad que se desarrolla en el mismo. Debe presentar enlaces a todos los canales para que a cualquier usuario le resulte fácil y cómodo disponer de la información pertinente.

Las redes sociales (Facebook, twitter,…) son vehículos rápidos de comunicación. Crear cuentas en estas herramientas permiten una actualización constante de la información, sobre todo en lo referente a novedades: fechas de matriculación, exámenes extraordinarios, etc. No debe usarse como foro de debate es difícil de controlar. Su uso permite convertirlos en “avisadores”, pregoneros, de cualquier actividad. Estas RR.SS. también pueden usarse para realizar alguna actividad de clase. Se puede diseñar una unidad didáctica en la que se incorpore su uso.

Los blogs de aula, tanto de profesores como de alumnos, permiten crear un aula virtual donde encontrar apuntes, actividades, presentaciones, etc. Su contenido es más específico y permite la participación a través de comentarios. Es interesante que este blog contenga un tablón de anuncios (padlet) en el que puedan publicarse las últimas noticias sobre la asignatura. Es importante que las entradas que se realicen en el blog se anuncien vía twitter o facebook.

Es esencial que los alumnos posean una cuenta de correo electrónico para su uso educativo. Para esto pueden crearse cuentas corporativas. Google dispone de una serie de herramientas que permiten gestionar todos estos elementos. Se trata de Google Apps for education (GAFE). Es una plataforma que gestiona correo para los alumnos, calendario y chat. Tiene que registrarse el centro, no puede hacerse de forma individual.

barrels-708624_640

Es interesante crear un canal en youtube. Muchas de las actividades que se realizan a lo largo del curso pueden grabarse y difundirse: Actos oficiales, representaciones de teatro, conferencias, etc. Es importante ser escrupuloso con el respeto a la a la privacidad.

A través de una plataforma moodle podemos hacer una gestión on line de los cursos y permite un sistema de educación en línea.

La junta de Andalucia dispone de una plataforma educativa llamada “Séneca”. Los padres pueden registrarse en el centro y se les asigna una clave. Aquí pueden consultar y justificar las faltas de asistencia, notas, calendario, etc. También incluye un sistema de mensajes y comunicaciones entre padres y tutor.

En Extremadura la plataforma educativa es RAYUELA, y funciona de manera similar a la de la Junta de Andalucía.

En la Comunidad Valenciana la plataforma, de identico uso, se llama ÍTACA

Dependiendo del contenido que expongan estos canales podrán ser abiertos o restringidos. Si la información que ofrecen es de carácter general y no contiene datos personales podrá ser abierta.  Si los datos que contienen son de carácter personal debe restringirse el acceso, por ejemplo el acceso a moodle.

5. Contenidos- Tono-Línea editorial

paper-571938_640

Dependiendo del canal utilizado, los contenidos a mostrar y por supuesto a quién vaya dirigido debemos usar un tono más o menos formal.

La página web del Centro, donde todos los integrantes de la comunidad educativa puedan acceder a la información del Centro, planes de estudio, actividades culturales, información sobre plazos, formularios, becas, hacer gestiones administrativas, etc, debe tener un tono formal, claro y preciso,

Cada Departamento debería tener un apartado en la página web donde pueda informar de la programación del mismo, la marcha de la programación, fechas de exámenes de pendientes, etc, con tono formal.

También se puede insertar en la página del Centro un formulario de Google en el que los alumnos, profesores o familias puedan enviar sugerencias al centro, esta vez con un tono más informal. Debe ser un formulario con preguntas cerradas y que no admita demasiados comentarios extensos para que sea más sencillo recopilar y tabular a información. El tono será claro y concreto.

En una plataforma de Moodle, por ejemplo, cada profesor puede colocar los materiales de los distintos cursos, enviar y recoger actividades, enviar mensajes a sus alumnos, etc, en fin todo lo relacionado con su materia. El tono será mezcla de formal, informal, dependiendo de lo que se llev a cabo.

Pueden hacerse anuncios de futuros eventos relacionados con el Centro, o de interés para profesores, alumnos o familias aunque no sea el centro quien los proponga o gestione (por ejemplo teatros, proyecciones, charlas, etc) Para ello podría usarse el Google Calendar, donde cada profesor pudiera anunciar lo que crea interesante para cualquier miembro de la comunidad educativa. El tono será más informal que en la web, pero muy claro y preciso.

En un Blog del Centro se pueden colgar artículos que los profesores hayan redactado después de alguna actividad con sus alumnos, sean escolares, extraescolares, etc. El lenguaje debe ser coloquial y motivador, para que a los alumnos les apetezca pararse un ratito a leer lo que cada profesor quiere contar. Además debe admitir comentarios a cada artículo, para que se establezca un diálogo.

Las redes Twitter, You Tube o Facebook del Centro, debe tener un lenguaje más informal y comunicativo, y permitiendo la opinión e interacción de los miembros de la comunidad. Por esos medios podemos anunciar actividades, colgar reportajes, vídeos, fotos, etc de actividades, artículos de interés, etc

La cuenta de Gmail del Centro se utilizará para informar a los padres y profesores, y tendrá un tono directo y claro, y lo más objetivo posible.

6. ACCIONES

En este apartado vamos a ver cuáles deben ser las actuaciones necesarias para llevar a cabo el plan de comunicación externa del centro:

  1. En primer lugar debe comenzarse por hacer un borrador; el equipo directivo, junto con algunas personas con gran implicación en el Centro, deben elaborar un borrador del plan. Este borrador será elaborado a partir de las necesidades que se detecten y de los objetivos que se quieran conseguir con él, y será enviado a los demás profesores  del claustro para que hagan sus aportaciones. Además los profesores deben analizar, discutir y argumentar acerca de las dificultades a la hora de llevarlo a cabo, así como manifestar abiertamente su compromiso de participación en el mismo. En mi opinión, tiene que quedar claro que un plan de comunicación externa es bueno y aconsejable, pero nunca debe ser obligatorio para todo el profesorado. Lo que se pretende es que la gente que se comprometa a llevar a cabo el plan esté convencida de la viabilidad de éste, tenga ilusión en su implantación y sea eficiente. Esto no quita para que todo el profesorado esté obligado a hacer determinadas comunicaciones, como son publicar las  programaciones didácticas, fechas de exámenes, comunicación con las familias, etc
  2. Una vez recabada esta información, entre los que finalmente decidan colaborar, se deben establecer unas normas de uso y de publicación en los canales de comunicación que se hayan establecido. Estas normas se darán a conocer a toda la comunidad educativa posteriormente.
  3. Recabar permisos de los padres de los alumnos (cuando son menores de edad) para la publicación de imágenes de los menores. Se han puesto en los periodos de matrícula que ahora se concentran en junio/julio.
  4. También hay que elegir responsables de los canales de comunicación que los tengan actualizados, y que además sean los encargados de responder si fuera necesario a las consultas o peticiones de los usuarios.
  5. Se deben crear cuentas de correo y contraseñas para todos los miembros de la comunidad educativa, que sirvan como primer canal de comunicación, a través del cual estén informados de los pasos que se van dando según se vaya poniendo en marcha el plan de comunicación.
  6. Una vez que esto quede bien fijado se deben llevar a cabo un plan de formación para profesores (P), para todo el alumnado (A) y para las familias (F). Para ello se puede contar con ayuda externa a través de los Centros de profesores y recursos, u otros organismos, o que sean los propios profesores los que se encarguen de formar a los demás miembros de la comunidad educativa.
  7. Por último, al finalizar el curso escolar debe evaluarse el plan, a fin de modificar algo si fuera necesario, ver deficiencias, incluir nuevos canales para cursos sucesivos, etc.

Durante el primer año se añaden evaluaciones trimestrales aprox. para realizar un seguimiento exhaustivo del proyecto.

7.- Cronograma

Acción julio ago sept oct nov dic ene feb mar abril may jun
a) -Borrador Plan  x
b) -Normas uso y publicación x
c) Permisos  x
c) – Responsables de canales  x
d) Cuentas de correo  x x  x  x  x
e) Formación P A F
f) evaluación  x  x  x  x

Leyenda del cronograma

 x Diseño/ Puesta en marcha de un proyecto/ Hitos puntuales no contínuos
 x Trabajo /Actualización. Trabajo continuos.

8. RESPONSABLES Y RECURSOS

RESPONSABLES

Se debe crear un grupo de trabajo o equipo que se responsabilice de la creación así como de la puesta en marcha del Plan de Comunicación.

En este grupo deben estar al menos:

–          El Director del centro

–          Un jefe de estudios

–          Un miembro del departamento de informática o el profesor coordinador TIC del centro, si lo hay, que puede coordinar tareas a nivel más técnico y también puede ocuparse de la formación del profesorado en temas relacionados con el Plan de Comunicación

–          Un representante de los distintos departamentos del centro, que recabe información de los jefes de todos los departamentos en cuanto a sugerencias o peticiones que puedan hacer.

–          Un grupo de alumnos de más de un nivel educativo, que se encargue de recoger la información de interés para el resto compañeros.

Los componentes del grupo serán los encargado de recoger y seleccionar los contenidos que van a ser publicados. Tendrán reuniones periódicas donde se encargarán de esto, pero también  han de tener un canal de comunicación, como puede ser una cuenta de correo para comunicarse con el/los encargados de publicar en cada una de las redes sociales.

Según lo explicado, sería necesario tener un responsable por cada red o canal de comunicación para que la información estuviera actualizada. Podría plantearse que fuesen elegidos entre los miembros del grupo anterior, pero también podría ser otra persona ajena a éste.

También debería haber un encargado de dar formación a todo el alumnado sobre el uso y el buen uso de los dispositivos y de los perfiles en las redes sociales, y dejarles claro la responsabilidad que tiene sobre lo que publican en internet.

Igualmente, las familias podrían recibir formación en redes sociales y se les informará sobre la responsabilidad de la información que publiquen en las diferentes redes sociales.

Se tiene que conseguir que toda la comunidad educativa colabore en este Plan, ya que, como sabemos, la comunicación debe ser multidireccional.

RECURSOS

Lo único necesario para desarrollar el Plan de Comunicación, son ordenadores con buena conexión a internet (si puede ser fibra óptica mejor) , pero para la formación tanto de profesores como de alumnos, sería conveniente disponer de proyectores en las aulas o pizarras digitales.

Así mismo, para el mejor manejo de las redes sociales y la comunicación con el/los responsables de la publicación en redes sociales, se podría tener en la biblioteca del centro una serie de tabletas con las que, mediante conexión wifi, los alumnos ( y cualquier miembro de la comunidad educativa en general), puedan acceder a las redes sociales sin necesidad de tener sus propios dispositivos, con el debido control de acceso tanto a contenidos (páginas a las que se puede acceder) como al propio dispositivo (Tablet).

CONCLUSIÓN PERSONAL

Hacer un plan de comunicación externa para un centro no es fácil. Requiere un poco de formación al respecto, ganas de trabajar mucho, cierto conocimiento de las TIC, pero sobre todo el tener una cultura corporativa con vocación de diálogo. Dialogar con nuestros públicos para ayudarnos los unos a los otros en la tarea común, la de educar a las siguientes generaciones de  ciudadanos. Quizás ese sea el cambio más difícil el de la cultura pero solo lo conseguiremos si empezamos. Suerte 😉

 Nota: Todas las imágenes son

 License: CC0 Public Domain / FAQ  Free for commercial use / No attribution required, obtenidas de: http://pixabay.com/

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s